WW-premie controleren? Een verkeerde instelling kan werkgevers duizenden euro’s kosten
WW-premie controleren? Een verkeerde instelling kan werkgevers duizenden euro’s kosten
Een salarisadministratie kan er op het eerste gezicht volledig correct uitzien, terwijl er achter de schermen toch iets misgaat. Een goed voorbeeld hiervan is de WW-premie. Veel werkgevers gaan ervan uit dat de premie automatisch correct wordt toegepast. In de praktijk blijkt echter dat fouten in de inrichting van de salarisadministratie jarenlang onopgemerkt kunnen blijven.
Dat kan grote financiële gevolgen hebben. In 2026 bedraagt de lage WW-premie 2,74% en de hoge WW-premie 7,74%. Het verschil in het premiepercentage is altijd 5,00%! Het verschil lijkt misschien beperkt, maar kan binnen een organisatie met meerdere werknemers snel oplopen tot duizenden euro’s per jaar.
Het controleren van de WW-premie is daarom een relatief eenvoudige manier om te beoordelen of de salarisadministratie goed is ingericht en of onnodige werkgeverslasten worden voorkomen.
In dit artikel lees je:
- wat de WW-premie precies is;
- wanneer de lage WW-premie mag worden toegepast;
- welke fouten werkgevers vaak maken;
- waarom deze fouten vaak onzichtbaar blijven;
- welke financiële gevolgen een verkeerde premie kan hebben;
- hoe je voorkomt dat je te veel WW-premie betaalt.
Een fout die jarenlang onopgemerkt blijft
Veel werkgevers besteden veel aandacht aan een correcte loonstrook. Dat is logisch, want een fout salaris valt meestal direct op.
Bij de WW-premie werkt dat anders.
De loonstrook kan er volledig correct uitzien terwijl de verkeerde WW-premie wordt toegepast. Omdat de premie onderdeel is van de werkgeverslasten merkt een werknemer hier meestal niets van. Daardoor blijven fouten vaak jarenlang bestaan.
In veel organisaties wordt de inrichting van de salarisadministratie één keer ingesteld. Vervolgens draaien de salarisverwerkingen jarenlang door zonder dat de achterliggende instellingen opnieuw worden gecontroleerd.
Juist daardoor ontstaat het risico dat de WW-premie niet meer aansluit bij de actuele situatie.
Wat is de WW-premie?
WW staat voor Werkloosheidswet. Werkgevers betalen hiervoor een premie die wordt afgedragen via de loonheffingen. Deze premie wordt ook wel de AWf-premie genoemd.
Sinds de invoering van de premiedifferentiatie WW bestaan er twee tarieven:
- Een lage ww-premie;
- Een hoge ww-premie.
Voor 2026 gelden de volgende percentages:
- Lage ww-premie: 2,74%
- Hoge ww-premie: 7,74%
Welk percentage van toepassing is, hangt af van de arbeidsovereenkomst en de administratieve verwerking daarvan.
Waarom is het verschil zo belangrijk?
Het verschil tussen beide percentages bedraagt altijd vijf procent. Bij een organisatie met meerdere werknemers kan dat een aanzienlijk verschil in werkgeverslasten betekenen.
Een werkgever die onterecht de hoge WW-premie betaalt, draagt mogelijk structureel te veel premie af. Een werkgever die ten onrechte de lage WW-premie toepast, loopt juist risico op correcties en naheffingen.
In beide situaties loont het om de salarisadministratie regelmatig te controleren.
Contractwijzigingen worden niet altijd goed verwerkt
De meeste fouten ontstaan niet bij nieuwe medewerkers. Nieuwe werknemers worden meestal zorgvuldig ingevoerd in de loonadministratie. Problemen ontstaan vaak later.
Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin:
- een tijdelijk contract wordt omgezet naar een vast contract;
- een werknemer van contractvorm verandert;
- de arbeidsomvang wijzigt;
- gegevens niet correct worden verwerkt in de salarisadministratie;
- oude instellingen nooit opnieuw worden gecontroleerd.
Daardoor kan een verschil ontstaan tussen de werkelijkheid en de inrichting van het salarispakket.
Waarom blijven deze fouten zo lang bestaan?
Een fout in de WW-premie is vaak niet goed zichtbaar op de loonstrook. De salarisverwerking verloopt zonder foutmeldingen, medewerkers ontvangen hun salaris en de werkgever heeft geen directe aanleiding om de premie-instellingen te controleren.
Juist daardoor kunnen afwijkingen jarenlang blijven bestaan zonder dat iemand het merkt.
Wanneer mag je de lage WW-premie toepassen?
De lage WW-premie mag onder voorwaarden worden toegepast.
Een veelvoorkomende situatie is die van een werknemer met een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd waarbij de arbeidsomvang is vastgelegd. Daarnaast moeten de gegevens correct zijn opgenomen in de salarisadministratie.
Het is daarom niet voldoende dat het arbeidscontract op orde is. De verwerking in de loonadministratie moet hier ook volledig op aansluiten.
De volgende onderdelen moeten met elkaar overeenkomen:
- de arbeidsovereenkomst;
- de contractgegevens;
- de salarisadministratie;
- de toegepaste WW-premie.
Wanneer één van deze onderdelen afwijkt, kan dat gevolgen hebben voor de premie die wordt toegepast.
Kan een lage WW-premie later alsnog wijzigen?
Ja.
Er bestaan situaties waarin een eerder toegepaste lage WW-premie achteraf moet worden herzien. Een voorbeeld daarvan is wanneer een dienstbetrekking binnen twee maanden na aanvang eindigt. In dat geval dient een eerder toegepaste lage premie alsnog worden vervangen door de hoge premie.
Veel werkgevers focussen zich op het moment van indiensttreding, terwijl ook latere wijzigingen gevolgen kunnen hebben voor de premie.
Praktijkvoorbeeld: een vast contract, maar toch de hoge WW-premie
Een werknemer krijgt na afloop van een tijdelijk contract een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
Het nieuwe contract wordt ondertekend en opgeslagen in het personeelsdossier. Alleen wordt de wijziging niet volledig verwerkt in de salarisadministratie.
Daardoor blijft de werknemer geregistreerd onder de oude contractvoorwaarden en blijft de hoge WW-premie actief.
De loonstroken zien er correct uit en niemand merkt de fout op.
Pas tijdens een controle blijkt dat de werkgever mogelijk jarenlang een hogere WW-premie heeft betaald dan noodzakelijk was.
Dit soort situaties komt in de praktijk regelmatig voor.
De oplossing: controleer niet alleen de loonstrook
Een goede salarisadministratie betekent meer dan een correcte loonstrook.
Het is minstens zo belangrijk dat de instellingen achter de berekeningen juist zijn ingericht. Daarom is het verstandig om periodiek een controle uit te voeren op de WW-premie en de inrichting van de loonadministratie.
Tijdens zo’n controle wordt bijvoorbeeld gekeken naar:
- de contractvorm;
- de geregistreerde arbeidsomvang;
- wijzigingen in arbeidsovereenkomsten;
- de toegepaste WW-premie;
- mogelijke herzieningssituaties.
Hierdoor worden fouten zichtbaar voordat zij leiden tot hogere kosten of correcties achteraf.
Wat levert een WW-premiecontrole op?
Een WW-premiecontrole biedt duidelijkheid.
Wanneer alles correct is ingericht, geeft dat zekerheid richting de organisatie, accountant en Belastingdienst.
Wanneer afwijkingen worden gevonden, kunnen deze vaak tijdig worden gecorrigeerd. In sommige situaties blijkt zelfs dat jarenlang een te hoge WW-premie is betaald.
De controle levert daardoor niet alleen zekerheid op, maar kan ook financiële voordelen bieden.
Hoe helpt Spot On Salaris?
Bij Spot On Salaris kijken we verder dan de loonstrook.
Wij controleren of de contractgegevens, arbeidsovereenkomsten en salarisadministratie op elkaar aansluiten. Daarbij beoordelen we onder andere de toepassing van de WW-premie en de inrichting van de loonadministratie.
Ons doel is eenvoudig: onnodige werkgeverslasten voorkomen en zorgen voor een salarisadministratie die aansluit op de actuele wet- en regelgeving.
Belangrijkste punten
Een verkeerde WW-premie blijft vaak jarenlang onopgemerkt omdat de loonstrook er correct uitziet. Toch kan het verschil tussen de lage WW-premie van 2,74% en de hoge WW-premie van 7,74% leiden tot aanzienlijke verschillen in werkgeverslasten.
Door periodiek de salarisadministratie, arbeidsovereenkomsten en premie-instellingen te controleren, voorkom je onnodige kosten en verklein je het risico op correcties achteraf. Een goede WW-premiecontrole zorgt voor zekerheid én een beter inzicht in de kwaliteit van je salarisadministratie.
Weet je zeker dat jouw WW-premie correct wordt toegepast?
Een verkeerde WW-premie zie je niet altijd terug op de loonstrook, maar kan wel grote financiële gevolgen hebben.
Spot On Salaris controleert of jouw salarisadministratie, contractgegevens en premie-instellingen correct zijn ingericht. Zo voorkom je onnodige werkgeverslasten en weet je zeker dat je de juiste WW-premie toepast.
Vragen? Ik help je graag!
Klaar voor een salarisadministratie die gewoon klopt?
Samir Limam
